Rejestr dla zabytków na terenie województwa prowadzi wojewódzki konserwator zabytków w formie odrębnych ksiąg dla zabytków:

A – nieruchomych

B – ruchomych

C – archeologicznych

Wpisy do rejestru zabytków dokonywane są na wniosek właściciela, bądź z urzędu. Z określonych przyczyn może również nastąpić skreślenie zabytku z rejestru. Należą do nich:

• zniszczenie zabytku w stopniu powodującym utratę jego wartości historycznej, artystycznej lub naukowej,
• brak potwierdzenia w nowych ustaleniach naukowych wartości będącej podstawą wydania decyzji o wpisie do rejestru
• wpis na Listę Skarbów Dziedzictwa
• wpis do inwentarza muzeum
• wciągnięcie zabytku w skład narodowego zasobu bibliotecznego

Skreślenia zabytku z rejestru, na podstawie decyzji administracyjnej, dokonuje minister właściwy do spraw kultury i dziedzictwa narodowego.

W Zespole ds. Rejestru i Ewidencji Zabytków działu Danych o Zabytkach NID, gromadzone są decyzje o wpisie do rejestru zabytków z terenu całego kraju, do dostarczenia których zobligowani są wojewódzcy konserwatorzy zabytków.

Przetwarzanie i opracowywanie dokumentacji rejestru zabytków w NID

• NID na potrzeby współpracy z wojewódzkimi urzędami ochrony zabytków w zakresie wydawanych decyzji oraz w celu ujednolicenia zasobów wojewódzkich z krajowymi, stworzył narzędzie ScanManager, będące bazodanowym repozytorium dokumentacji rejestrowej. Repozytorium zostało zasilone dokumentami znajdującymi się w NID, a obecnie uzupełniane jest również przez urzędy wojewódzkie. Przedsięwzięcie to umożliwia podgląd dokumentów on-line, ułatwia porównanie dokumentacji oraz pozwala na szybką aktualizację zasobu.
• Zabytki rejestrowe na podstawie wydanych decyzji o wpisie do rejestru, są od lat 80 XX w. wpisywane do baz danych NID, co pozwala na sporządzanie spisów zabytków wpisanych do rejestru w poszczególnych województwach, generowanie statystyk oraz tworzenie analiz merytorycznych.
• Ponadto na podstawie zasobów dokumentacji rejestrowej NID przygotowuje propozycje zmian legislacyjnych w systemie ochrony zabytków oraz wykonuje analizy istniejącej ochrony zabytków na podstawie wpisów do rejestru dokonanych w różnych przedziałach czasowych, dla różnych typów zabytków (np. dla wpisów obszarowych)
• W wykonaniu zadania weryfikacji stanu zachowania rejestrowych obiektów nieruchomych i archeologicznych, realizowanego przez NID w ramach Krajowego Programu Ochrony Zabytków i Opieki nad Zabytkami w latach 2013-2016, posiadany zasób wiedzy o zabytkach wpisanych do rejestru, okazał się pomocny w przygotowaniu list zabytków. Na podstawie tych spisów dokonano wizji lokalnych, sprawdzono stan zachowania weryfikowanych zabytków, przygotowano dla wojewódzkich konserwatorów zabytków listy zabytków nieistniejących oraz zniszczonych, które powinny zostać skreślone z rejestru oraz listy takich zabytków, które warto objąć ochroną prawną.

Na koniec, na podstawie wybranej grupy zabytków sporządzono raport o stanie zachowania rejestrowych zabytków nieruchomych oraz archeologicznych.

Raport analizujący stan zabytków nieruchomych. Raport został opracowany w 2004 r. na podstawie danych zgromadzonych przez wojewódzkich konserwatorów zabytków w 2003 r.

Tabele z danymi liczbowymi do Raportu o stanie zachowania zabytków. Tabele przedstawiają dane z 2003 r.

Raport o stanie zachowania zabytków w Polsce 2017