Karty ewidencyjne zabytków wykonywane są na podstawie Ustawy z dnia 23 lipca 2003 r. o ochronie zabytków i opieki nad zabytkami oraz Rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 26 maja 2011 r. w sprawie prowadzenia rejestru zabytków, krajowej, wojewódzkiej i gminnej ewidencji zabytków oraz krajowego wykazu zabytków skradzionych lub wywiezionych za granicę niezgodnie z prawem.

Ewidencje dla zabytków z terenu województwa prowadzi Wojewódzki Konserwator Zabytków, zaś krajową ewidencję zabytków w formie zbioru kart ewidencyjnych zabytków, znajdujących się w wojewódzkich ewidencjach zabytków, prowadzi Generalny Konserwator Zabytków. Natomiast Narodowemu Instytutowi Dziedzictwa na podstawie kolejnych zarządzeń, dotyczących statutu instytucji, przekazywane jest gromadzenie, opracowywanie i udostępnianie Krajowej ewidencji Zabytków.

gromadzenie i opracowywanie

• Narodowy Instytut gromadzi dokumentacje ewidencyjne w swoich archiwach, nadaje im numery ewidencyjne, porządkuje w jednostkach administracyjnych, dba o ich właściwe przechowywanie.
• Karty ewidencyjne są dla ekspertów NID pierwszym źródłem wiedzy o zabytkach, pomocnym przy zbieraniu informacji dla opracowywania opinii, przygotowywania materiałów do uznania zabytków za Pomniki Historii, przy tworzeniu różnego rodzaju opracowań dla zabytków czy prowadzeniu badań archeologicznych.
• Podczas realizacji Krajowego Programu Ochrony Zabytków i Opieki nad Zabytkami na lata 2013-2016, dotyczącego zadania weryfikacji stanu zachowania zabytków architektury i archeologii, wpisanych do rejestru oraz następnej edycji Krajowego Programu na lata 2019-2022, zakładającego rozpoczęcie weryfikacji rejestrowych zabytków ruchomych w terenie, ewidencja pełni rolę pomocniczą w identyfikacji obiektów oraz aktualizacji ich stanu zachowania.
• Karty złotnicze, stanowiące zbiór zgromadzony z inicjatywy NID, zostały opracowane przez p. Michała Gradowskiego przy współpracy Magdaleny Pielas-Witkowskiej z rozpoznaniem autorów dzieł rzemiosła artystycznego i zadatowaniem ich, a następnie opublikowane w postaci Katalogu złotnictwa w zbiorach dokumentacji specjalistycznej Krajowego Ośrodka Badań i Dokumentacji w Warszawie (Warszawa 2006). Tak rzetelnie opracowany zbiór jest nie tylko cennym rozpoznaniem dziedzictwa złotniczego w Polsce, ale stanowi także doskonały materiał do kolejnych badań naukowych.

przetwarzanie

• Cała ewidencja jest wprowadzana od lat 80. XX w do baz danych, które dzięki możliwościom rozbudowanego przeszukiwania pozwalają NID na przygotowywanie statystyk oraz wykonywanie merytorycznych analiz. Jednocześnie bazy danych stanowią doskonałe katalogi do wykonywania kwerend.
• Obecnie w ramach Programu Operacyjnego Polska Cyfrowa wszystkie karty ewidencyjne zabytków nieruchomych oraz archeologicznych są digitalizowane, a ich wizerunki przechowywane wraz z metadanymi w repozytorium cyfrowym. Skanowaniu zasobów w plikach o bardzo dobrej rozdzielczości, przyświecają dwa cele: ograniczenie korzystania z dokumentacji analogowej, a tym samym przedłużenie jej życia oraz możliwość szerszego udostępniania.

udostępnianie

• Jednym ze statutowych działań NID jest udostępnianie przechowywanych zasobów. Zasoby analogowe udostępniane są w siedzibie NID przy ul. Kopernika 36/40. Opis zasobów, Regulamin udostępniania oraz formularz wniosku o udostępnienie znajduje się: zasoby/ewidencja zabytków/zasoby analogowe
• Zasoby cyfrowe ewidencji będą udostępniane w coraz większym zakresie wraz ze zbliżającym się terminem zakończenia Programu Operacyjnego Polska Cyfrowa. Opis znajduje się: zasoby/ ewidencja zabytków/ zasoby cyfrowe
• Kwerendy w archiwum wykonywane są przez badaczy naukowych, konserwatorów dzieł sztuki, studentów, osoby zajmujące się tworzeniem planów zagospodarowania przestrzennego, których efektem są prace licencjackie, magisterskie, doktorskie, habilitacje, dokumentacje konserwatorskie a także plany rewitalizacyjne zabytków architektury i założeń zieleni oraz plany zagospodarowania przestrzeni miejskich i gminnych.
• Zasób ewidencji wykorzystywany jest także przez służby mundurowe do prowadzenia poszukiwań obiektów skradzionych oraz odzyskanych, zarówno na terenie kraju, jak i na przejściach granicznych.

opracowanie standardów tworzenia dokumentacji ewidencyjnej

Wzory Kart Ewidencyjnych zostały wprowadzone rozporządzeniem Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 10 września 2019 r. zmieniającego rozporządzenie w sprawie prowadzenia rejestru zabytków, krajowej, wojewódzkiej i gminnej ewidencji zabytków oraz krajowego wykazu zabytków skradzionych lub wywiezionych za granicę niezgodnie z prawem (Dz.U. 2019 poz. 1886).

NID od początków swojej działalności, uczestniczy w tworzeniu standardów wykonywania ewidencji wszystkich rodzajów zabytków, przygotowując edytowalne wzory kart ewidencyjnych,  instrukcje ich sporządzania oraz spisując standardy jakościowe dla dokumentacji badań archeologicznych.