Do zadań działu należy:
1) opracowywanie i upowszechnianie standardów postępowania konserwatorskiego w zakresie ochrony zabytków nieruchomych, w szczególności układów urbanistycznych i obiektów architektonicznych;
2) przygotowywanie na rzecz organów administracji publicznej, we współpracy z odpowiednimi oddziałami terenowymi, specjalistycznych opinii i ekspertyz dotyczących ochrony zabytków nieruchomych;
3) gromadzenie danych na temat wartościowania oraz wykonywanie analiz historycznych, prac studialnych i koncepcyjnych na temat zabytków nieruchomych, ich zespołów oraz obszarów zabytkowych;
4) przygotowywanie i koordynowanie działań związanych z oceną stanu zachowania zasobu zabytkowego;
5) monitorowanie i analizowanie zagrożeń dla zabytków nieruchomych, a także wypracowywanie metod przeciwdziałania tym zagrożeniom;
6) opracowanie ogólnopolskich raportów na potrzeby kreowania polityki konserwatorskiej państwa (m.in. wyrażanej w kolejnych Krajowych Programach Ochrony Zabytków).

W ramach Działu Architektury działa Sekcja Pomników Historii.

Do zadań sekcji należy:
1) koordynacja procedury rozpatrywania wniosku kierowanego do Ministra o uznanie przez Prezydenta RP zabytku nieruchomego za pomniki historii, w tym formalna i merytoryczna weryfikacja wniosku, wydanie opinii co do zasadności wniosku, przygotowanie projektu rozporządzenia Prezydenta RP o uznaniu za pomnik historii;
2) gromadzenie i opracowywanie danych z monitorowania stanu zachowania i sposobu zarządzania pomnikami historii;
3) podejmowanie współpracy z właścicielami lub zarządcami pomników historii na rzecz właściwego sprawowania opieki i zarządzania ww. zabytkami;
4) opracowywanie tekstów dotyczących pomników historii do publikacji i serwisów internetowych Instytutu.

Do zadań działu należy:
1) nawiązywanie relacji i prowadzenie wspólnych działań z podmiotami zewnętrznymi w zakresie bezpieczeństwa dziedzictwa kulturowego w kraju i za granicą;
2) monitorowanie bieżącej sytuacji i proponowanie rozwiązań w zakresie ochrony dziedzictwa kulturowego w kraju i za granicą, w szczególności w obliczu konfliktów zbrojnych, klęsk żywiołowych i sytuacji kryzysowych;
3) komunikowanie i podnoszenie świadomości społecznej w dziedzinie wartości dziedzictwa kulturowego, a także zagrożeń dla jego ochrony;
4) wypracowywanie metod przeciwdziałania zagrożeniom dla dziedzictwa materialnego i niematerialnego, w tym prowadzenie i koordynowanie działań związanych z jego dokumentowaniem i zabezpieczaniem na wypadek klęski żywiołowej lub konfliktów zbrojnych;
5) prowadzenie – w zakresie powierzonym przez Ministra – postępowań administracyjnych w przedmiocie pozwolenia na przywóz zabytków do kraju i ich wywóz za granicę obejmujące:

a) realizacji Konwencji UNESCO z 1970 r. dotyczącej środków zmierzających do zakazu i zapobiegania nielegalnemu przywozowi, wywozowi i przenoszeniu własności dóbr kultury (Dz. U. z 1974 r. poz. 106),
b) realizacji rozporządzenia Rady (WE) nr 116/2009 z dnia 18 grudnia 2008 r. w sprawie wywozu dóbr kultury oraz rozporządzenia wykonawczego Komisji (UE) nr 1081/2012 z dnia 9 listopada 2012 r. do celów rozporządzenia Rady (WE) nr 116/2009 w sprawie wywozu dóbr kultury,
c) realizacji rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 2019/880 z dnia 17 kwietnia 2019 r. w sprawie wprowadzania i przywozu dóbr kultury (Dz. Urz. UE L 151 z 07.06.2019 r., s. 1),
d) uczestnictwa w pracach Dyrekcji Generalnej ds. podatków i Unii Celnej przy Komisji Europejskiej (TAXUD) oraz Komitetu do spraw wywozu oraz przywozu dóbr kultury, działającego przy Komisji Europejskiej;

6) współdziałanie ze służbami mundurowymi – w szczególności Policją, Krajową Administracją Skarbową, Strażą Graniczną oraz prokuraturą – a także prowadzenie spraw związanych ze współpracą międzynarodową w celu wypełniania zobowiązań prawa europejskiego i międzynarodowego w zakresie zapobiegania i zwalczania przestępczości skierowanej przeciwko dziedzictwu kulturowemu.

Do zadań działu należy:
1) zarządzanie Centralną Bazą Danych o Zabytkach, gromadzenie i przechowywanie zgromadzonych w niej danych cyfrowych;
2) udostępnianie zdigitalizowanych materiałów;
3) administrowanie serwisami internetowymi publikującymi zdigitalizowane dane o zabytkach;
4) współpraca z instytucjami krajowymi w zakresie danych przestrzennych dotyczących zabytków;
5) koordynowanie działań Instytutu związanych z rozbudową baz danych, stron internetowych i repozytoriów;
6) wdrażanie nowych technologii w zakresie tworzenia baz danych o zabytkach oraz digitalizacji;
7) prowadzenie projektów digitalizacyjnych w zakresie kompetencji działu.

Do zadań działu należy:
1) zarządzanie zasobami archiwalnymi Instytutu, w tym ich opracowywanie, ewidencjonowanie oraz przechowywanie;
2) prowadzenie zbioru materiałów fotograficznych (fototeki) Instytutu;
3) porządkowanie, ewidencjonowanie, przechowywanie zabezpieczanie i udostępnianie użyczonych materiałów archiwalnych;
4) digitalizacja zasobów archiwalnych oraz wdrażanie zmian technologicznych dotyczących technik i metod digitalizacji materiałów płaskich;
5) współdziałanie z Naczelną Dyrekcją Archiwów Państwowych i archiwum państwowym sprawującym nadzór nad zasobem archiwalnym Instytutu;
6) prowadzenie archiwum zakładowego Instytutu;
7) udostępnianie zasobu archiwalnego zainteresowanym podmiotom.

Do zadań działu należy:
1) realizowanie zasad gospodarki finansowej i rachunkowości, w szczególności poprzez:

a) prowadzenie gospodarki finansowej przy przestrzeganiu zasad rozliczeń pieniężnych i zapewnieniu należytej ochrony wartości pieniężnych, terminowego ściągania należności i dochodzenia roszczeń oraz wywiązywaniu się ze zobowiązań finansowych;
b) prawidłowe i rzetelne prowadzenie ksiąg rachunkowych zgodnie z ustawą o rachunkowości, wycena aktywów i pasywów oraz ustalanie wyniku finansowego, sporządzanie sprawozdań finansowych, obsługa sprawozdawczości do GUS;
c) współpracę z ministerstwem nadzorującym Instytut w zakresie uzgodnień i akceptacji planów rzeczowo-finansowych oraz innych wydatków celowych finansowanych z budżetu państwa;
d) planowanie rzeczowo-finansowe Instytutu;
e) prowadzenie ewidencji środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych oraz rozliczanie inwentaryzacji okresowych;
f) sporządzanie deklaracji podatkowych, w szczególności: VAT, PIT, CIT, PCC;
g) realizacja przelewów krajowych i zagranicznych i obsługa dokumentacji bankowej, obsługa kasy złotówkowej oraz dewizowej Instytutu;
h) wystawianie faktur sprzedaży, not obciążeniowych i korygujących związanych z działalnością Instytutu;
i) weryfikacja pod względem formalno-rachunkowym dowodów księgowych Instytutu i współpraca z komórkami organizacyjnymi Instytutu w zakresie kontroli zgodności finansowej z ewidencją księgową;
j) rozliczanie delegacji krajowych i zagranicznych pracowników, gości i partnerów Instytutu;
k) uzgadnianie zakupów bibliotecznych;
l) rozliczanie nagród w konkursach;
m) współpraca z biegłym rewidentem;

2) realizowanie zadań z zakresu rachuby płac, w szczególności poprzez:

a) terminowe naliczanie oraz wypłatę wynagrodzeń i innych świadczeń pracownikom Instytutu;
b) naliczanie i sporządzanie list wypłat na podstawie rachunków do zawartych umów zlecenia i umów o dzieło;
c) sporządzanie miesięcznych i rocznych deklaracji podatkowych i rozliczeniowych dotyczących osób fizycznych (w tym w szczególności PIT, ZUS, GUS, RUD).

3) realizowanie zadań z zakresu rozliczeń i analizy finansowej, w szczególności poprzez:

a) koordynacja rozliczeń otrzymanych dotacji, w tym współpraca z jednostkami Instytutu odpowiedzialnymi merytorycznie za realizację dofinansowania oraz właściwymi jednostkami organizacyjnymi Ministerstwa Kultury i Dziedzictwa Narodowego;
b) udział w opracowywaniu planów rzeczowo-finansowych i harmonogramów poszczególnych programów oraz składanie odpowiednich wniosków w Systemie Obsługi Kultury;
c) przygotowywanie pod względem formalnym i finansowym projektów umów o dotacje, wprowadzanie w nich zmian i aktualizacji;
d) kontrola formalna i finansowa realizacji oraz weryfikowanie dokumentów finansowych, wniosków, umów pod względem zgodności z budżetem otrzymanego dofinansowania oraz założonymi źródłami finansowania;
e) udział w pracach związanych z opracowaniem rocznego budżetu, w tym rocznych budżetów zadaniowych, planów rzeczowo-finansowych poszczególnych komórek organizacyjnych, opracowywanie wskaźników i monitorowanie ich wykonania oraz udział w sporządzaniu sprawozdawczości Instytutu;
f) obsługa wydatkowania środków, bieżące zarządzanie kosztami, monitorowanie i nadzór wykorzystania środków na poziomie komórek organizacyjnych (cykliczne przeglądy budżetowe);
g) opracowywanie doraźnych, bieżących i okresowych analiz finansowych;
h) prowadzenie rejestru umów, w tym umów sprzedaży, użyczenia, usługowych, wykonawczych, licencyjnych, zlecenia, o dzieło oraz porozumień o współpracy.

Do zadań działu należy:
1) koordynacja realizacji polityki płacowo-kadrowej, w tym m.in. prowadzenie spraw wynikających z nawiązania, trwania, zmian i ustania stosunku pracy pracowników Instytutu (w tym w szczególności prowadzenie: akt osobowych, ewidencji czasu pracy, urlopów, zwolnienia od pracy itp.);
2) współdziałanie z innymi komórkami organizacyjnymi przy opracowywaniu wewnętrznych aktów prawnych, prowadzenie i udostępnianie pracownikom zbioru przepisów i dokumentów organizacyjnych dotyczących Instytutu;
3) komunikacja z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych w zakresie rejestrowania i wyrejestrowywania pracowników;
4) realizacja obowiązków pracodawcy wynikających z przepisów powszechnie obowiązujących, w tym w szczególności do ZUS, GUS, PFRON;
5) nadzór nad przestrzeganiem dyscypliny pracy i rozliczaniem czasu pracy;
6) organizowanie kształcenia, szkolenia i doskonalenia zawodowego pracowników;
7) prowadzenie rekrutacji na wolne stanowiska pracy, a także organizacja praktyk studenckich, wolontariatu i staży;
8) prowadzenie rejestru krajowych i zagranicznych delegacji służbowych pracowników;
9) koordynacja spraw związanych z udziałem pracowników i osób z którymi zawarto umowy cywilnoprawne w Pracowniczych Planach Kapitałowych czy innych programach tego rodzaju;
10) realizowanie zadań bezpieczeństwa i higieny pracy określonych przepisami Kodeksu pracy i rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 2 września 1997 r. w sprawie służby bezpieczeństwa i higieny pracy (Dz. U. z 1997 r. Nr 109 poz. 704 ze zm.);
11) obsługa Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych.

Do zadań działu należy:
1) opracowywanie i realizacja strategii informacyjnej, komunikacyjnej i promocyjnej (w tym reklamowej i marketingowej) Instytutu;
2) budowa identyfikacji wizualnej Instytutu, w tym tworzenie i aktualizacja księgi identyfikacji;
3) opracowywanie materiałów graficznych (w tym animacji, infografik i innych dynamicznych elementów multimedialnych) na potrzeby wydarzeń, kampanii promocyjnych, materiałów reklamowych, stron internetowych, mediów społecznościowych oraz innych kanałów komunikacji;
4) produkcja materiałów promocyjnych oraz przygotowywanie w tym zakresie specyfikacji do zamówień i umów;
5) realizacja spotów promocyjnych z wydarzeń Instytutu;
6) współpraca z pozostałymi komórkami organizacyjnymi Instytutu w zakresie przygotowania planów oraz realizacji wydarzeń związanych z promocją Instytutu, tj. wystaw, konferencji, warsztatów;.
7) koordynacja realizacji zadań wynikających z przepisów o dostępie do informacji publicznej;
8) koordynacja działań w zakresie dostępności stron internetowych Instytutu;
9) obsługa medialna i prasowa Instytutu, w tym prowadzenie webinarów oraz organizacja konferencji prasowych;
10) koordynacja serwisów internetowych, prowadzenie, aktualizacja i redakcja stron internetowych (w tym BIP) oraz prowadzenie kanałów komunikacyjnych w serwisach społecznościowych, z wyłączeniem serwisów i ich działów, które mają własnych redaktorów treści we właściwych komórkach organizacyjnych Instytutu;
11) monitorowanie obecności spraw z zakresu dziedzictwa kulturowego w środkach społecznego przekazu oraz opracowanie codziennego przeglądu mediów;
12) opracowywanie materiałów oraz wydawnictw informacyjnych Instytutu.

W ramach Działu Komunikacji działa Sekcja Organizacji Wydarzeń.

Do zadań działu należy:
1) działania na rzecz identyfikowania, ochrony i gromadzenia wiedzy o dziedzictwie materialnym i niematerialnym;
2) działania na rzecz identyfikowania, gromadzenia wiedzy i ochrony architektury drewnianej;
3) działania na rzecz ochrony, promocji o gromadzenia wiedzy dotyczącej tradycyjnego rzemiosła i rękodzieła;
4) realizacja – w zakresie powierzonych zadań – działań związanych z ochroną i opieką nad dziedzictwem materialnym niematerialnym, wynikających z porozumień i innych dokumentów ratyfikowanych przez Rzeczpospolitą Polską;
5) współpraca z instytucjami i organizacjami zajmującymi się działalnością badawczą, dokumentacyjną, edukacyjną i kulturalną w zakresie materialnego i niematerialnego dziedzictwa kulturowego.

Dział Kultury Tradycyjnej nadzoruje Pracownie Terenowe: Centrum Dziedzictwa Niematerialnego i Centra Architektury Drewnianej w Zakopanem i w Otwocku.

Do zadań działu należy:
1) przygotowywanie i opiniowanie projektów umów i porozumień zawieranych przez Instytut;
2) udzielanie pomocy prawnej – w zakresie interpretacji przepisów prawnych i ich praktycznego zastosowania – pracownikom Instytutu w związku z wykonywaniem ich służbowych obowiązków, z wyłączeniem zagadnień prawa pracy i ubezpieczeń społecznych oraz zamówień publicznych;
3) nadzór nad planowaniem i realizacją zamówień publicznych;
4) prowadzenie w zleconym zakresie prac analitycznych związanych z prawnymi lub doktrynalnymi uwarunkowaniami dotyczącymi zabytków;
5) reprezentowanie Instytutu w postępowaniach sądowych w zakresie uzgodnionym z Dyrektorem;
6) współpraca z radcą prawnym i zewnętrznymi kancelariami prawnymi w zakresie ich czynności podejmowanych na rzecz Instytutu;
7) prowadzenie – w zakresie powierzonym przez Ministra – postępowań administracyjnych;
8) sporządzanie analiz przepisów prawnych i formułowanie uwag do projektów aktów prawnych z zakresu ochrony zabytków i opieki nad zabytkami.

W ramach Działu Prawnego działają: Sekcja Zamówień Publicznych i Sekcja Orzecznictwa Administracyjnego

Dział odpowiada za zarządzanie programami dotacyjnymi – własnymi i rządowymi – oraz realizację strategii i programów rządowych, w tym Krajowego Programu Ochrony Zabytków i Opieki nad Zabytkami.

Do zadań działu należy:
1) opracowywanie propozycji programów dotacyjnych, w tym ich regulaminów, harmonogramów, budżetów, wytycznych i procedur;
2) współpraca z właściwymi jednostkami organizacyjnym Instytutu i Ministerstwa Kultury i Dziedzictwa Narodowego przy przygotowywaniu, realizacji, monitorowaniu, sprawozdawczości i ewaluacji dotyczących programów;
3) przeprowadzanie w zarządzanych programach dotacyjnych naboru wniosków i ich oceny pod względem formalnym i organizacyjnym;
4) koordynacja pracy zespołów sterujących, przygotowywanie propozycji ocen strategicznych oraz schematów podziału środków w programach;
5) przygotowywanie w porozumieniu z Działem Prawnym umów dotyczących dofinansowania, inicjacja i koordynacja uruchamianie środków przyznanych w ramach programów;
6) prowadzenie monitoringu realizacji zadań, kontrola i wsparcie prawidłowej realizacji założeń programów;
7) prowadzenie rozliczeń przekazanych dotacji, wymaganej dokumentacji, sprawozdawczości oraz ewaluacji realizacji programów.

Do zadań działu należy:
1) prowadzenie Krajowej Ewidencji Zabytków w zakresie powierzonym przez Ministra, analiza danych zgromadzonych w tej ewidencji oraz ich udostępnianie;
2) gromadzenie dokumentacji dotyczącej rejestru i ewidencji, analiza tej dokumentacji i jej udostępnianie;
3) ewidencjonowanie badań archeologicznych prowadzonych na terenie kraju;
4) wykonywanie zadań digitalizacyjnych dokumentacji rejestrowej i ewidencyjnej zabytków oraz współpraca z innymi działami Instytutu w tym zakresie;
5) opracowywanie i upowszechnianie standardów dokumentacji ewidencyjnej dla zabytków, prowadzenie szkoleń w tym zakresie.

W ramach Działu Rejestru i Ewidencji działa Sekcja Organów Historycznych.

Do zadań sekcji należy:
1) kreowanie i realizowanie polityki wydawniczej Instytutu;
2) prowadzenie i koordynacja procesu wydawniczego publikacji specjalistycznych, w tym periodyków, wydawnictw zwartych, czasopism, monografii itp., oraz prac organizacyjno-technicznych, w tym m.in. prac redaktorskich, korektorskich oraz graficznych;
3) prowadzenie i koordynacja procesu wydawniczego publikacji i portali popularyzatorskich, w szczególności czasopisma „Spotkania z Zabytkami” oraz portalu Spotkania z Zabytkami, w tym m.in. prace redaktorskie i korektorskie, działania nastawione na wzrost zasięgów oraz sprzedaży, współpraca z innymi redakcjami w celu pozyskiwania i publikacji materiałów dotyczących dziedzictwa kulturowego, organizacja sprzedaży, dystrybucja egzemplarzy promocyjnych, udzielanie patronatów czasopisma i portalu, przygotowanie i wysyłka newsletterów;
4) koordynacja przygotowania treści dla portali internetowych Instytutu, w szczególności zabytek.pl oraz aplikacji Monument App;
5) prowadzenie biblioteki Instytutu.

W ramach Działu Wydawnictw Naukowych i Popularyzacji Wiedzy działają: Sekcja Biblioteki i Sekcja Edukacji

Do zadań stanowiska należy:
1) tworzenie założeń merytorycznych, organizacyjnych, komunikacyjnych oraz dotyczących rozwoju zawodowego pracowników Instytutu, w szczególności:

a) monitorowanie realizacji strategii Instytutu;
b) planowanie i realizacja programu rozwoju i podnoszenia kompetencji zawodowych pracowników;
c) organizacja i prowadzenie procesu planowania i sprawozdawczości, dotyczącego działalności merytorycznej Instytutu;
d) gromadzenie i opracowywanie niezbędnych danych i wiedzy na potrzeby Dyrektora oraz jego zastępców;
e) przeprowadzanie ewaluacji i przygotowywanie rekomendacji dla wybranych działań Instytutu w celu oceny ich rezultatów oraz utrwalania dobrych praktyk;
f) prowadzenie oraz koordynowanie komunikacji wewnętrznej Instytutu;

2) inicjowanie, prowadzenie i koordynowanie współpracy krajowej i międzynarodowej z partnerami instytucjonalnymi i nieinstytucjonalnymi, w szczególności przygotowywanie umów i porozumień, organizacja wizyt studyjnych w zakresie ochrony i opieki nad dziedzictwem kulturowym, przy współpracy z innymi komórkami organizacyjnymi Instytutu.