W systemie e-ARCHEO istnieją trzy możliwe dla użytkownika poziomy dostępu i odpowiadające im trzy statusy użytkownika:
- gość - status umożliwia wyłącznie przeglądanie całej bazy danych w ograniczonym zakresie (informacje ogólne o stanowiskach archeologicznych). Nadawany jest automatycznie w momencie zalogowania się do systemu.
- badacz - status umożliwia przeglądanie całej bazy danych bez ograniczeń oraz wprowadzanie nowych stanowisk i dokonywania w nich zmian. Nadawany jest czasowo na pisemny umotywowany wniosek użytkownika (status nadaje się tylko czynnym zawodowo archeologom).
- konserwator - status umożliwia przeglądanie całej bazy danych w zakresie statusu "gościa", wprowadzanie nowych stanowisk i dokonywania w nich zmian, dokonywanie zmian w stanowiskach już wprowadzonych, dostęp do pełnej informacji o zasobach dziedzictwa archeologicznego dla obszaru danego województwa. Nadawany jest na pisemny wniosek WKZ lub Kierownika Delegatury.
Aby uzyskać status badacza lub konserwatora należy pobrać Wniosek o nadanie statusu, wypełnić go i przesłać do Działu Archeologii Narodowego Instytutu Dziedzictwa. UWAGA! Aby możliwe było uzyskanie statusu badacza lub konserwatora, należy najpierw utworzyć swoje konto, umożliwiające zalogowywanie się do bazy ze statusem gościa.