Okoliczności przetwarzania danych osobowych przez NID

Podstawa prawna oraz okres przechowywania danych  

Uzasadniony cel przetwarzania danych osobowych 

 Zawarcie i wykonanie umów cywilnoprawnych

 Art. 6 ust. 1 lit. b oraz lit. c) i e) RODO

Administrator przetwarza dane osobowe przez czas trwania umowy, do momentu wygaśnięcia roszczeń związanych z wykonaniem zobowiązań umownych, chyba że niezbędny będzie dłuższy okres przetwarzania w przypadkach nakazanych prawem lub też dalsze przetwarzanie tych danych będzie konieczne dla realizacji zadania realizowanego w interesie publicznym

Przetwarzanie danych osobowych przez NID jest niezbędne do zawarcia i realizacji umowy

W przypadku umów, w których NID występuje jako zamawiający w wyniku udzielonego zamówienia publicznego, przetwarzanie danych następuje także w celu wypełnienia obowiązków prawnych ciążących na NID oraz w celu realizacji zadań realizowanych w interesie publicznym (w szczególności w zakresie wykonywanych przez NID zadań.

Prowadzenie serwisu internetowego

Art. 6 ust. 1 lit. a), b), c) i e) RODO

Dane osobowe będą przetwarzane z uwzględnieniem wymogów Google Ireland Limited, najpóźniej do180 dni od wycofania zgody przez użytkownika

NID przetwarza dane osobowe osób korzystających z serwisu internetowego (dane zawarte w plikach cookies) w celach statystycznych, marketingowych, dostosowania zawartości stron do preferencji użytkownika. Przetwarzanie danych następuje także w celu realizacji usługi (newsletter).

Dochodzenie roszczeń lub obrona przed roszczeniami prawnymi

Art. 6 ust. 1 lit. f)
i c) RODO

Do momentu wygaśnięcia roszczeń związanych z wykonaniem zobowiązań umownych, a w przypadku wszczęcia postępowań na drodze sądowej w celu dochodzenia roszczeń -do czasu ich prawomocnego zakończenia, a w przypadku postępowań egzekucyjnych do czasu ostatecznego zaspokojenia dochodzonych roszczeń. W przypadku zamówień publicznych z reguły 4 lata (szczegóły poniżej)

Administrator może przetwarzać dane pracowników/współpracowników klientów lub kontrahentów, a także podmiotów biorących udział w postepowaniu o udzielenie zamówienia publicznego w celach ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami, które mogą powstać w związku z realizacją umów lub prowadzonymi postępowaniami o udzielenie zamówienia publicznego

 Zamówienia publiczne

 Art. 6 ust. 1 lit. c) RODO

Dane osobowe będą przechowywane, przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, a jeżeli czas trwania umowy przekracza 4 lata, okres przechowywania obejmuje cały czas trwania umowy

 Przetwarzanie danych osobowych następuje w celu związanym
z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego, które jest jawne (art. 8 PZP) i stanowi realizację obowiązku wydatkowania środków publicznych w sposób celowy i oszczędny (art. 44 ust. 3 u.f.p.)

Przechowywanie dokumentacji archiwalnej i niearchiwalnej (kat. A i B)

Przechowywanie dokumentów, tj. umów i dokumentów rozliczeniowych 

 Art. 6 ust. 1 lit. f) i c) RODO

Przez okresy wskazane przepisami prawa, a jeżeli co do określonych dokumentów nie są one wskazane, przez czas kiedy ich przechowywanie mieści się w ramach prawnie uzasadnionego celu administratora regulowanego czasem możliwego dochodzenia roszczeń

Przetwarzanie danych następuje w celach archiwalnych wobec prawnie uzasadnionego interesu zabezpieczenia i przechowania danych osobowych, na wypadek prawnej potrzeby potwierdzenia faktów, a także stanowi realizację obowiązków wynikających z przepisów prawa, w szczególności podatkowego i rachunkowego

Przechowywanie dokumentacji pracowniczej i płacowej

Art. 6 ust. 1 lit. c RODO

Zgodnie z obowiązującymi przepisami pracodawca winien przechowywać dokumentację pracowniczą przez okres 10 (od ustania stosunku pracy dla umów zawartych w 2019 roku) lub 50 lat (od ustania stosunku pracy dla umów zawartych do 2018 r. włącznie). Akta osobowe – kat. BE50 – po upływie okresu przechowywania powinny być poddane ekspertyzie pod kątem przekwalifikowania na kat. A. Dokumentacja płacowa jest przechowywana przez 50 lat od ustania stosunku pracy

Obowiązek przechowywania dokumentów pracowniczych i płacowych wynika z przepisów prawa, w szczególności z zakresu prawa pracy i ubezpieczeń społecznych

Monitoring

Art. 9 ust. 2 lit. a) i b) RODO

Nagrania obrazu przetwarzane są wyłącznie do celów, dla których zostały zebrane, i przechowuje przez okres nieprzekraczający 3 miesięcy od dnia nagrania, chyba że nagranie stanowi dowód w postępowaniu, wówczas do czasu prawomocnego zakończenia postępowania lub do czasu wniesienia sprzeciwu

Prowadzenie kontroli dostępu dla osób przebywający na terenie administratora następuje w celu podniesienia bezpieczeństwa pracowników i gości, ochrony mienia oraz zachowania tajemnicy informacji i następuje na podstawie wyrażonej zgody. W przypadku pracowników przetwarzanie danych osobowych wynika również z przepisu prawa (art. 222 KP)

Prowadzenie rekrutacji

 Art. 6 ust. 1 lit. a), c) i f) RODO

Do 6 miesięcy od zakończenia procesu rekrutacji, a w przypadku wyrażonej zgody na dalsze procesy rekrutacyjne nie dłużej niż rok

Administrator bez dodatkowej zgody osoby, której dane dotyczą może przechowywać dane kandydatów do pracy na podstawie art. 22(1) KP. Przetwarzanie danych w zakresie szerszym niż określony w/w przepisie następuje na podstawie zgody kandydata w uzasadnionym celu NID, jakim jest umożliwienie kontaktu z kandydatem i udział w przyszłych rekrutacjach.